Zdrowie

Jak zorganizować profesjonalną konferencję dla pracowników branży medycznej?

szkolenie medyczne

Chcesz zorganizować profesjonalną konferencję medyczną, ale nie wiesz, od czego zacząć? Zacznij od jasnego określenia celu konferencji i tego, co próbujesz dzięki niej osiągnąć. Jeśli na przykład tematem miałaby być oporność na środki przeciwdrobnoustrojowe i skuteczne sposoby rozwiązania tego problemu, możesz zaprosić ekspertów w mikrobiologii, chorób zakaźnych i farmacji przeciwdrobnoustrojowej.

Przygotowanie

Pamiętaj, by do organizacji konferencji przystąpić co najmniej 6 miesięcy wcześniej. Przygotuj program eventu z dużym wyprzedzeniem. Dzięki temu unikniesz wielu niepotrzebnych nerwów. Samodzielne zorganizowanie konferencji może być ogromnym osiągnięciem, ale warto stworzyć zespół do pomocy.

Wybór daty

Kiedy już wybierzesz datę, upewnij się, że nie koliduje z innymi szkoleniami i konferencjami o tej samej tematyce. Może bowiem zmniejszyć frekwencję na Twoim wydarzeniu. Niektóre konferencje odbywają się co roku, mniej więcej o tej samej porze. Takie informacje możesz znaleźć na stronach internetowych organizacji i firm.

Wybór miejsca

Idealna sala konferencyjna w Krakowie pomieści wszystkich delegatów i stanowiska sponsorskie. Wybierając salę, warto zwrócić uwagę na kilka zasadniczych czynników. Sprawdź lokalizację, wielkość i koszt. Zawsze osobiście odwiedź potencjalne miejsca. Nie polegaj tylko na zdjęciach zamieszczonych na stronie.

Sprawdź, czy stoiska z jedzeniem i napojami mogłyby stać obok stanowisk promocyjnych lub sponsorowanych. Takie rozwiązanie zachęca do nawiązania interakcji.

Zapytaj właściciela sali, czy współpracuje z jakąś firmą cateringową. Jeśli tak, poproś o dane kontaktowe.  Musisz zdecydować, jakie przekąski i napoje podać. Zastanów się, ile będzie przerw. Zwykle na lunch wystarczy 45-60 minut. Należy też zaplanować kilka 15-20-minutowych przerw. Wybierając posiłki, powinieneś uwzględnić różne wymagania dietetyczne.

Wiele miejsc oferuje również pomoc techniczną w zakresie IT i nagłośnienia. Warto skorzystać z takiej opcji. Wtedy nie musisz się martwić o kwestie techniczne podczas konferencji.

Program konferencji

Zadbaj o to, aby program konferencji był ciekawy, z aktualnymi tematami. Zaproś uznanych ekspertów. Najpierw przygotuj listę potencjalnych tematów. Powinny być nowe, oryginalne lub przynajmniej niebanalne. Możesz przeglądnąć najnowsze raporty i publikacje. Stanowią cenne źródło informacji.

Porządek obrad powinien być podzielony na sesje tematyczne. Zastanów się, ile czasu może zająć omówienie danego tematu. Najlepiej zarezerwować godzinę na każdą sesję (np. 45 minut wystąpienie i 15 minut ewentualne pytania).

Przyporządkuj mówców do określonych tematów i poinformuj ich o tym. Wtedy pewne kwestie nie będą już powielane.

Planując konferencję,  zastanów się też nad źródłem finansowania i sponsorami. Musisz również pamiętać o odpowiedniej promocji wydarzenia. Rozpowszechniając konferencję drogą elektroniczną, dołącz właściwe formularze i dokumenty, w tym program konferencji, formularz rejestracyjny i numer telefonu/adres e-mailowy, na który można wysyłać pytania.

Share:

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *